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jeudi 19 novembre 2015 à 07:12

Du côté de nos entreprises

La DSN devient obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er janvier 2016



 

La Déclaration Sociale Nominative est une mesure phare du « choc de simplification », qui a engagé depuis 2013 un mouvement de simplification des déclarations sociales.

 

Elle est inscrite dans l’article 9 de l’ordonnance n°2015-682 du 18 juin 2015 relative à la simplification des déclarations sociales des employeurs.

 

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Le décret d’application du 17 novembre 2014 relatif à l’obligation anticipée d’effectuer la Déclaration sociale nominative (DSN) est paru au Journal Officiel. Celle-ci deviendra donc la modalité unique de collecte de données sociales des entreprises par les organismes et administrations au 1er janvier 2016.

 

Dans ce sens, les organismes de protection sociale ont été réunis au sein du Groupement d’intérêt public pour la Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS) en vue de créer un interlocuteur unique. Et des acteurs comme les éditeurs de logiciels mettent en œuvre des services pour favoriser une bonne préparation des entreprises.

 

 

La DSN concerne toutes les entreprises

 

 

Par ailleurs, le décret indique également les pénalités en cas d’erreur ou de fraude, c’est-à-dire l’omission de salariés ou l’inexactitude de rémunérations. Celles-ci se montent à 7,50 euros par salariés ou pour chaque inexactitude avec un maximum mensuel de 10 000 euros pour des entreprises employant au moins 2 000 personnes et de 750 euros pour celles ayant un effectif inférieur à 2 000 personnes.

 

Sachant que selon l’Insee, il existait en France en 2012 environ 8 000 entreprises qui dépassaient les 200 salariés et 35 000 qui comptaient plus de 50 salariés, le nombre d’entreprises éligibles à la DSN est large. La barre minimale de la DSN devrait impacter un nombre conséquent de PME de facto. C’est pourquoi il s’avère important de se mettre en conformité rapidement avec la DSN.

 

 

 

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Anticiper l’échéance pour gérer le changement

 

La mise en œuvre de la DSN a un impact sur l’organisation de l’entreprise et sur tous ses salariés. En effet, la DSN est décomposée en un volant d’actions mensuelles qui récapitulent tous les événements étant survenus durant la période.
L’autre volant concerne les déclarations de chaque événement (embauche, arrêt maladie etc.) au moment où ils surviennent. Cela exige donc un signalement rigoureux de chaque événement concernant les salariés ainsi qu’une bonne disponibilité des équipes chargées des aspects sociaux de l’entreprise.

 

Dans ce cadre, il est important de s’informer dès à présent auprès de l’organisme en charge de la DSN. Il est nécessaire également de se rapprocher de son fournisseur de logiciel de gestion du personnel ou de paie afin d’être formé et devenir opérationnel en temps voulu.

 

 

Un outil qui devrait faciliter la gestion des entreprises ?

 

 

La mise en place progressive de la Déclaration sociale nominative (DSN) en 2015 devrait permettre de faire évoluer durablement la gestion des entreprises, d’après les promoteurs du projet. En passant de multiples voies de transmission à un mode unique de soumission des déclarations sociales, la DSN promet un gain de temps pour les chefs d’entreprise et tous ceux qui les administrent.

 

Les déclarations sociales représentent actuellement une trentaine d’actes et formulaires par an, transmises à de nombreux interlocuteurs (Sécurité sociale, Pôle emploi, Urssaf, mutuelles, etc.).

 

A ces démarches fastidieuses et répétitives s’ajoutent d’autres déclarations ponctuelles (arrêt de travail, maladie, etc) qui ralentissent la bonne marche et le développement des entreprises.

 

La DSN engage donc un processus de simplification de toutes les déclarations sociales des entreprises. Chaque mois, la déclaration mensuelle réalisée par établissement et non plus par société, sera automatiquement envoyée aux organismes concernés et ce, en un seul envoi.

 

Les déclarations ponctuelles (radiations, attestations employeur pour les CDD, salaires nécessaires au calcul de l’indemnité de précarité et subrogation pour les entreprises qui la pratiquent) seront également automatisées.

 

La DSN ne représente pas un formulaire ou un nouvel outil de déclaration en ligne. C’est le logiciel de paie des entreprises qui traite directement et automatiquement les déclarations, devant permettre un gain de temps conséquent tous les mois.
Synonyme de simplification, la DSN promet également plus de fiabilité. Un avis de réception, ainsi que des bilans de conformité seront envoyés systématiquement par voie électronique aux entreprises.

 

 

Les avantages pour les entreprises
 
Une gestion régulière de la paie, au mois le mois et non sous la pression de la DADS-U
Simplification de la gestion du Social
Un flux unique et sécurisé
Pas d’informations à ressaisir
Moins de données à transmettre au départ d’un salarié
Une information fiabilisée dans le temps

 
Et pour les salariés :
 
Calcul plus rapide des droits et des prestations
Correction des erreurs éventuelles plus rapide
Allégement de la liste de documents administratifs à fournir en cas de changement de situation (comme un départ à la retraite par exemple)

 

Ne pas confondre charges et délais !

 

 

Dans tous les cas, le passage à la DSN doit se gérer en mode projet, indique le GIP-MDS dans son Guide de Démarrage DSN. Il faut que ses responsables dissocient bien la charge de travail, plutôt raisonnable, des délais de réalisation.

 

Ainsi, pour la TPE ou la PME équipée de son logiciel de paie, les délais de réalisation s’élèveront en moyenne à 2 mois et jusqu’à 1 an pour une Entreprise de Taille Intermédiaire équipée d’un Système D’Information des Ressources Humaines.
Heureusement, le Guide donne quelques pistes ou paramètres susceptibles de réduire ce délai moyen. En particulier, il est primordial :

 

D’impliquer, dès le début du projet, les bons intervenants et notamment un responsable qui portera les messages clés de la DSN auprès de la direction générale et des salariés.
Et de veiller à la qualité des données manipulées : en effet, la DSN vient prolonger l’établissement de la paie, qui concrétise elle-même la prise en compte d’un large éventail de données issues mensuellement de processus et d’évènements – radiation, maladies, etc.

 

 

La formation, un pilier fondamental de la réforme

 

 

Environ un mois avant le début du projet, les responsables du projet doivent commencer à s’informer, à « s’imprégner » du sujet DSN, précise même le GIP-MDS. Les sources de connaissance sont nombreuses :
Un ensemble d’outils et de documentation est mis à leur disposition par le GIP-MDS via le site www.dsn-info.fr
Ce site comprend également une base de connaissances reprenant les questions les plus fréquentes et leur apportant des solutions.

 

Des modules de formation (e-learning) accessibles sur la chaîne officielle de la DSN (voir également les services de formation Sage)

 

Un numéro vert DSN : 0811 376 376 (les entreprises peuvent également contacter un conseiller DSN Sage au 0810 30 30 30)

 

Une charte signée par les éditeurs (dont Sage) s’engageant dans la mise en œuvre de la DSN.

 

 

En complément de ces prises d’information, le Guide suggère de solliciter les organismes de protection sociale ou complémentaires, afin de compléter les informations de l’entreprise (par exemple, à propos des contrats de mutuelles complémentaires).

 

 

Les grandes étapes du projet de mise en place de la DSN dans une entreprise

 

 

Le comité de projet peut se mettre en place pendant la phase d’information. Il devra comprendre un responsable de la DSN, ainsi que les personnes directement impactées (gestionnaire de paie, acteur en charge du déclaratif).

 

 

Ce comité va ensuite très vite devoir répondre à des questions essentielles :

 

Définition d’une stratégie de l’entreprise compte-tenu de l’arrivée de la DSN
Vérification de son éligibilité aux dates d’obligation (mai 2015 ou janvier 2016)

Établissement d’un budget prévisionnel et d’un rétro-planning, en particulier compte-tenu de ses besoins vis-à-vis de son éditeur.
Recensement des informations nécessaires au paramétrage de votre logiciel auprès des mutuelles, assurances, institutions de prévoyance etc.

 

Analyse de l’écart entre l’organisation actuelle et celle à installer : elle portera notamment sur le nombre et la qualité des données déjà disponibles et celles à fournir dans le cadre futur de la DSN, sur les procédures en place, les acteurs et les rôles à tenir.

 

 

Dans la phase active du projet, avant les premiers envois de la DSN, le comité aura aussi à statuer sur un plan de test précis, à informer les salariés et à mettre en place une progressivité (par établissement, par déclaration).

 

Enfin, il faudra procéder à un travail spécifique et exhaustif de vérification des principales procédures déjà en place : procédure d’embauche, saisie d’un dossier dans l’outil de paie, remontée d’un arrêt de travail, fins de contrat de travail, contrôle de la paie, changements de situation, calcul et paiement des cotisations.

 

Cette phase permet de valider ou de faire évoluer les principes de récupération/saisie/validation/mise à jour des données nécessaires à l’établissement puis au traitement de la paie.

 

 

On l’aura donc compris : le passage à la DSN demande maintenant une rapidité d’exécution dans la mise à jour des solutions informatiques des entreprises et la formation de leur personnel.

 

A quelques mois de l’échéance du 1er janvier 2016, de nombreuses entreprises attendent le premier janvier pour s’équiper et effectuer les démarches nécessaires.

 

Pourtant, de l’avis d’un professionnel du secteur, c’est dès le 1er janvier 2016 que toutes les entreprises devront être équipées et opérationnelles.

 

 

Evidemment, cela inclut des coûts pour les entreprises telles que la mise à jour ou l’installation d’un nouveau logiciel de paie et de gestion des informations.

 

 

Enfin ces nouvelles procédures risquent de constituer de véritables difficultés dans la gestion de l’entreprise par un surcroît de travail, dont une partie incombait jusqu’à présent aux services de l’État. On pense notamment aux entreprises de travail temporaire pour lesquelles les documents et les déclarations vont se multiplier.

 

 

Et d’autres changements et évolutions administratives pour les entreprises sont déjà en route pour le courant de l’année 2016.

 

 

A suivre

 

 

Émilie Mondoloni

 

 

 

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